Ordinul 82/2023 privind aprobarea Procedurii aplicabile beneficiarilor privati pentru atribuirea contractelor de furnizare, de servicii sau lucrari finantate din fonduri europene dedicate afacerilor interne 2021-2027
Data act: 12-iun-2023
Emitent: Ministerul Afacerilor Interne
Forma sintetica la data 11.07.2023
Acest act a fost creat utilizand tehnologia SintAct®-Acte Sintetice. SintAct® si tehnologia Acte Sintetice sunt marci inregistrate ale Wolters Kluwer.
Avand in vedere:
– prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
– prevederile art. 74 din Regulamentul (UE) 2021/1.060 al Parlamentului European si al Consiliului din 24 iunie 2021 de stabilire a dispozitiilor comune privind Fondul european de dezvoltare regionala, Fondul social european Plus, Fondul de coeziune, Fondul pentru o tranzitie justa si Fondul european pentru afaceri maritime, pescuit si acvacultura si de stabilire a normelor financiare aplicabile acestor fonduri, precum si Fondului pentru azil, migratie si integrare, Fondului pentru securitate interna si Instrumentului de sprijin financiar pentru managementul frontierelor si politica de vize,
In temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobata cu modificari prin Legea nr. 15/2008, cu modificarile si completarile ulterioare, si al art. 4 alin. (7) din Hotararea Guvernului nr. 868/2022 privind stabilirea sistemului de management si control in vederea gestionarii programelor nationale Afaceri interne pentru perioada 2021-2027,
ministrul afacerilor interne emite urmatorul ordin:
Art. 1
Se aproba Procedura aplicabila beneficiarilor privati pentru atribuirea contractelor de furnizare, de servicii sau lucrari finantate din fonduri europene dedicate afacerilor interne 2021-2027, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
Art. 2
(1)Prezentul ordin se aplica de beneficiarii privati care efectueaza achizitii pentru implementarea proiectelor cofinantate/finantate din programele nationale Afaceri interne care beneficiaza de sprijin din fondurile europene dedicate afacerilor interne 2021-2027, denumite in continuare fonduri europene dedicate (FED), respectiv prin:
a)Fondul pentru azil, migratie si integrare, denumit in continuare FAMI, instituit de Regulamentul (UE) 2021/1.147 al Parlamentului European si al Consiliului din 7 iulie 2021 de instituire a Fondului pentru azil, migratie si integrare;
b)Instrumentul de sprijin financiar pentru managementul frontierelor si politica de vize, denumit in continuare IMFV, instituit de Regulamentul (UE) 2021/1.148 al Parlamentului European si al Consiliului din 7 iulie 2021 de instituire, ca parte a Fondului de management integrat al frontierelor, a Instrumentului de sprijin financiar pentru managementul frontierelor si politica de vize;
c)Fondul pentru securitate interna, denumit in continuare FSI, instituit de Regulamentul (UE) 2021/1.149 al Parlamentului European si al Consiliului din 7 iulie 2021 de instituire a Fondului pentru securitate interna.
(2)Prin exceptie de la alin. (1), prezentul ordin nu se aplica achizitiilor in cadrul proiectelor cofinantate/finantate din programele nationale Afaceri interne, initiate sau implementate de organizatiile internationale, inclusiv agentiile acestora, ale caror sisteme de control intern au fost evaluate pozitiv de catre Comisia Europeana. Aceste organizatii aplica procedurile/standardele interne aprobate la nivelul organizatiei.
Art. 3
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
-****-
| Ministrul afacerilor interne,
Lucian Nicolae Bode |
ANEXA:PROCEDURA aplicabila beneficiarilor privati pentru atribuirea contractelor de furnizare, de servicii sau lucrari finantate din fonduri europene dedicate afacerilor interne 2021-2027
CAPITOLUL I:Domeniul de aplicare
1.Prezenta procedura cuprinde principiile, regulile si etapele minime care trebuie respectate de beneficiarii privati care initiaza/implementeaza un proiect, atunci cand achizitioneaza produse, servicii sau lucrari necesare pentru implementarea proiectului.
2.Prezenta procedura se aplica numai pentru cheltuielile care sunt finantate pe baza costului real, conform prevederilor regulilor de eligibilitate, ghidurilor aferente apelurilor si/sau contractului de finantare, dupa caz.
3.Prezenta procedura cuprinde reguli si etape minime privind urmatoarele tipuri de atribuire a unei achizitii:
a)achizitie directa simpla;
b)achizitie directa, conform prevederilor capitolului IV;
c)achizitie competitiva, conform prevederilor capitolului V;
d)negociere directa, conform prevederilor capitolului VI.
4.Prezenta procedura nu este aplicabila achizitiilor de servicii sau lucrari, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile prevazute la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.
5.Daca sunt indeplinite cumulativ conditiile stabilite la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, beneficiarul privat va respecta in totalitate prevederile din reglementarile nationale (lege, norme si instructiuni) privind achizitiile publice.
6.In cazul in care beneficiarii privati se asociaza cu o entitate care are calitatea de autoritate contractanta, in intelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, acestia au obligatia sa aplice prevederile actului normativ mentionat.
7.Beneficiarii privati care achizitioneaza servicii sau lucrari au obligatia sa aplice si sa respecte toate prevederile si procedurile stabilite prin Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, daca achizitia indeplineste conditiile cumulative de la art. 6 alin. (1) sau (3) corelate cu cele de la art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.
8.In aplicarea prevederilor pct. 7, pentru determinarea valorii estimate a achizitiilor si stabilirea procedurilor de atribuire aferente, beneficiarii privati aplica regulile de estimare prevazute in domeniul achizitiilor publice.
CAPITOLUL II:Prevederi generale
1.Beneficiarul privat va utiliza numai termenii si definitiile reglementate prin prezenta procedura, in vederea evitarii unor confuzii fata de termenii utilizati de legislatia aferenta domeniului achizitiilor publice.
2.Documentele achizitiei trebuie sa respecte cerintele stabilite in ghidul de comunicare si vizibilitate.
3.Toate documentele achizitiei vor fi redactate, publicate si transmise de beneficiarul privat in limba romana. Documentele achizitiei pot fi traduse si intr-o alta limba de catre beneficiarul privat, dar varianta in limba romana va prevala.
4.Beneficiarul privat trebuie sa coreleze documentele achizitiei cu clauzele ghidurilor aplicabile apelului de proiecte si/sau contractului de finantare semnat.
5.In cazul contractelor de finantare multianuale care se implementeaza pe o perioada mai mare de 1 an calendaristic, beneficiarul privat va alege modalitatea de achizitie tinand cont de valoarea totala a produselor, serviciilor si lucrarilor care sunt considerate similare ori care se adreseaza operatorilor economici ce desfasoara in mod constant activitati intr-o piata de profil relevanta estimata pentru intreaga perioada de implementare a proiectului, fara obligativitatea derularii unei singure achizitii directe sau competitive. Daca va organiza mai multe achizitii directe/competitive, beneficiarul privat se va asigura ca aceste activitati nu vor genera costuri administrative suplimentare in cadrul proiectului.
6.In cazul in care un beneficiar privat implementeaza mai multe contracte de finantare in aceeasi perioada, pentru alegerea procedurii de achizitii in cadrul unui proiect, valorile estimate din respectivele contracte de finantare pentru acelasi tip de produs/serviciu/lucrare nu se cumuleaza. Valorile vor fi estimate distinct pentru fiecare contract de finantare in parte.
7.Prezenta procedura nu se aplica urmatoarelor tipuri de costuri:
a)servicii pentru care tarifele sunt reglementate prin acte normative/administrative emise de autoritati publice nationale/locale sau de furnizori de utilitati/telefonie/internet;
b)servicii medicale prestate de entitati publice nationale competente;
c)tarife de acces/bilete pentru evenimente cultural-sportive;
d)servicii de transport intern si international aerian si feroviar;
e)costuri de transport si cazare decontate direct personalului.
8.Transparenta se asigura prin publicarea anunturilor/documentelor pe portalul SPAP. Publicarea pe SPAP este gratuita; site-ul este administrat de Autoritatea de management Afaceri interne, denumita in continuare AM. Aspectele tehnice privind utilizarea functionalitatilor portalului SPAP, precum si modalitatea obtinerii dreptului de publicare sunt disponibile pe portalul SPAP – Manual de utilizare a portalului web „Achizitii Beneficiari Privati FED”.
9.Pentru a asigura o publicitate suplimentara, dupa publicarea unui anunt, beneficiarul privat poate transmite si invitatii de participare la procedura, caz in care invitatiile de participare vor include linkul catre anunt. Transmiterea de invitatii este optionala, nu exclude obligatia publicarii pe site a anuntului. Optional, beneficiarul poate promova anuntul si prin alte modalitati, dar cheltuielile aferente nu sunt costuri directe eligibile.
10.In situatia in care SPAP nu este operational sau este indisponibil temporar, beneficiarul privat va publica anunturile/documentele stabilite prin prezenta procedura in sectiunea dedicata de pe site-ul AM.
11.Beneficiarul privat are obligatia de a respecta prevederile legale privind protectia datelor cu caracter personal, respectiv toate datele/informatiile cu caracter personal din documentele care trebuie publicate pe portalul SPAP conform prezentei proceduri vor fi anonimizate.
CAPITOLUL III:Definitii
1.Procedura de achizitie privata – etapele minime care trebuie realizate de un beneficiar privat in vederea achizitionarii de produse, servicii sau lucrari, dupa caz
2.Beneficiar privat – entitatea juridica fara calitate de autoritate contractanta care initiaza sau care implementeaza un proiect, conform ghidurilor specifice apelurilor, respectiv contractului de finantare, inclusiv in calitate de coaplicant sau cobeneficiar
3.Operator economic – orice persoana fizica sau juridica, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care ofera in mod licit pe piata executarea de lucrari si/sau a unei constructii, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporara formata intre doua ori mai multe dintre aceste entitati
4.Valoarea estimata – o determinare valorica a obiectului unei achizitii care se stabileste pe baza calcularii si insumarii tuturor sumelor platibile pentru indeplinirea obiectivului propus, inclusiv cuantumul aferent procentului de diverse si neprevazute, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, luand in considerare orice eventuale forme de optiuni si prelungiri mentionate in mod explicit in documentele achizitiei
5.Cerinte tehnice – documentul elaborat de beneficiarul privat care cuprinde toate specificatiile, inclusiv functionalitati, instructiuni, conditii, obligatii sau caracteristici tehnice/fizice ce permit fiecarui produs, serviciu sau lucrare sa fie descris(a), in mod obiectiv, intr-o maniera corespunzatoare indeplinirii necesitatii beneficiarului privat
6.Oferta – document prezentat de operatorul economic in cadrul procesului de atribuire prin care isi manifesta vointa de a se angaja din punct de vedere juridic intr-un proces de achizitie si care contine informatii tehnice si financiare despre produse/servicii/lucrari aflate pe piata
7.Documentele achizitiei – toate documentele elaborate pentru o achizitie, atat cele elaborate de beneficiarul privat, cat si cele elaborate de operatorii economici, inclusiv documentele justificative care atesta platile/realitatea achizitiei
8.Contract de furnizare – contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect furnizarea de produse
9.Contract de lucrari – contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect fie exclusiv executia, fie atat proiectarea, cat si executia de lucrari/constructii sau realizarea, prin orice mijloace, a unei constructii
10.Contract de servicii – contractul cu titlu oneros, incheiat in scris intre un beneficiar privat si unul sau mai multi operatori economici, avand ca obiect prestarea de servicii
11.Conflictul de interese – situatia in care o persoana implicata in executia bugetului proiectului, din cadrul beneficiarului/cobeneficiarilor/contractorilor/subcontractorilor, isi exercita impartial si obiectiv functiile, insa aceasta exercitare este compromisa din motive care implica familia, viata afectiva, afinitatile politice sau nationale, interesul economic sau orice alt interes personal direct sau indirect
12.Autoritati responsabile de program – autoritatile nationale care au competente legale privind gestionarea, verificarea si controlul proiectelor finantate din programele nationale Afaceri interne, respectiv Autoritatea de management Afaceri interne, organismele intermediare si Autoritatea de audit
13.SPAP – site de promovare a achizitiilor private, destinat publicarii de catre beneficiarii privati a anunturilor privind achizitiile necesare pentru implementarea/initierea proiectelor cu finantare din programele nationale Afaceri interne, pentru asigurarea transparentei in cadrul achizitiilor, site web administrat de Ministerul Afacerilor Interne (MAI), disponibil la adresa www.rofed.mai.gov.ro/spap.
CAPITOLUL IV:Achizitia directa
SECTIUNEA 1:Pragurile valorice aferente achizitiei directe
1.Beneficiarul privat poate achizitiona direct produse, servicii sau lucrari daca valoarea estimata a achizitiei, inclusiv TVA, este egala sau mai mica de 90.000 lei pentru achizitie directa de produse, servicii sau lucrari.
2.Daca valoarea estimata a achizitiei, inclusiv TVA, este egala sau mai mica de 9.000 lei, beneficiarul privat poate realiza o achizitie directa simpla, respectiv poate achizitiona/cumpara direct produse, servicii sau lucrari, fara a avea niciuna dintre obligatiile si cerintele stabilite prin prezenta procedura, cu exceptia obligatiilor privind inregistrarea si pastrarea documentelor justificative.
SECTIUNEA 2:Documentele justificative aferente achizitiei directe
1.Achizitia se realizeaza pe baza de documente justificative, cum ar fi: contract, comanda, bon fiscal/factura, ordin de plata, extras de cont, nota de receptie, fisa de cont, documente de transport.
2.Pentru achizitia directa nu este obligatorie semnarea unui contract. In cazul in care beneficiarul privat considera ca pentru predictibilitatea relatiilor comerciale are nevoie de clauze contractuale clare, acesta poate semna un contract in acest sens.
SECTIUNEA 3:Reguli aplicabile achizitiei directe
1.Principiile transparentei, economicitatii, eficientei, eficacitatii, principiul nediscriminarii si tratamentului egal trebuie respectate indiferent de valoarea estimata a achizitiei. Beneficiarul privat este obligat sa respecte cel putin cerintele mentionate in prezentul capitol, precum si sa intreprinda alte masuri pe care le considera necesare in vederea respectarii principiilor bunei gestionari financiare, pornind de la premisa ca procedeaza intr-o maniera similara si in organizarea activitatii proprii.
2.Inainte de efectuarea achizitiei directe, beneficiarul privat are obligatia de a intocmi o nota privind determinarea valorii estimate, care va include informatiile rezultate din cercetarea ofertelor din piata, cum ar fi: oferte de pret solicitate, cataloage de produse.
3.Cu cel putin o zi calendaristica inainte de data efectiva a achizitiei directe, beneficiarul privat are obligatia sa publice un anunt prealabil simplificat in SPAP.
4.Anuntul prealabil simplificat va contine, in mod obligatoriu, urmatoarele informatii minime:
a)titlul: Anunt prealabil simplificat;
b)denumire si CIF entitate – organizator achizitie;
c)stadiul proiectului: propunere/in implementare;
d)codul proiectului;
e)titlul proiectului;
f)datele de contact ale entitatii, e-mail, nr. de telefon, sediul social;
g)tip achizitie procedura;
h)descrierea produselor/lucrarilor/serviciilor solicitate;
i)alte detalii – documente privind produsele/lucrarile/serviciile solicitate – optional;
j)locul – localitate/adresa – de livrare/executie/prestare;
k)valoarea estimata a achizitiei, inclusiv TVA;
l)data – ora-limita pentru depunerea ofertei;
m)modalitatea de transmitere a ofertelor: electronic/suport hartie/electronic si suport hartie;
n)e-mail pentru transmiterea ofertei;
o)adresa de corespondenta pentru transmiterea ofertei.
5.Beneficiarul privat trebuie sa faca dovada respectarii regulilor din prezentul capitol si a realitatii si scopului cheltuielilor efectuate, inclusiv prin inregistrari contabile. Respectarea prezentelor reguli minime, inclusiv justificarea realitatii cheltuielilor si utilizarii in scopul proiectului, trebuie dovedita de beneficiar in cazul controalelor de gestiune, respectiv verificari administrative si/sau controale la fata locului, care vor fi efectuate de catre autoritatile responsabile de program sau oricare alte autoritati competente conform legislatiei aplicabile in domeniu.
6.Daca beneficiarul privat nu dovedeste ca a respectat regulile din prezentul capitol, se vor aplica corectii financiare procentuale, proportionale in functie de abaterea constatata. Elementele minime care vor fi verificate de catre autoritatile responsabile de program si corectiile financiare aplicabile in caz de neconformitate sunt prevazute in capitolul VII.
7.Dupa data-limita pentru depunerea ofertelor, beneficiarul privat are obligatia sa analizeze ofertele primite si/sau alte oferte obtinute de acesta, dupa caz, sa stabileasca oferta castigatoare, sa justifice in scris alegerea acesteia raportat la cerintele solicitate si sa achizitioneze produsele/serviciile/lucrarile conform respectivei oferte.
SECTIUNEA 4:Dosarul achizitiei directe
Dosarul achizitiei directe de produse/servicii/lucrari trebuie sa contina cel putin urmatoarele documente:
a)anuntul prealabil simplificat;
b)nota privind determinarea valorii estimate;
c)documentele justificative ale achizitiei, cum ar fi: contract, comanda, factura, factura simplificata, bon fiscal, documentele de transport;
d)documentele care dovedesc realizarea achizitiei, respectiv furnizarea produselor, prestarea serviciilor sau executia lucrarilor, cum ar fi: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de receptie, procese-verbale de punere in functiune/acceptanta, rapoarte de activitate, ordine de plata, extrase de cont.
CAPITOLUL V:Achizitia competitiva
SECTIUNEA 1:Reguli si principii aplicabile
1.Daca valoarea estimata a achizitiei, inclusiv TVA, este mai mare decat pragul valoric prevazut la cap. IV sectiunea 1 pct. 1, atunci beneficiarii privati au obligatia sa aplice procedura prevazuta in cadrul acestui capitol, respectiv:
a)in cazul contractelor de furnizare, beneficiarul privat aplica procedura prevazuta in prezentul capitol, indiferent de valoarea estimata a achizitiei;
b)in cazul contractelor de servicii si lucrari, beneficiarul privat aplica prezenta procedura prevazuta in prezentul capitol, numai daca nu sunt indeplinite conditiile cumulative prevazute la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.
2.Incadrarea contractelor care au ca obiect doua sau trei tipuri de achizitie, constand in lucrari, servicii sau produse, se stabileste in functie de obiectul principal al contractului in cauza. Obiectul principal se determina in functie de cea mai mare dintre valorile estimate ale produselor, serviciilor sau lucrarilor respective.
3.Pe parcursul intregului proces de achizitie reglementat de prezenta procedura, la adoptarea oricarei decizii, trebuie avute in vedere urmatoarele principii: principiul transparentei, principiul economicitatii, principiul eficientei, principiul eficacitatii, principiul nediscriminarii si tratamentului egal.
4.Prin transparenta se intelege informarea prealabila a publicului privind achizitiile care se vor efectua, astfel incat operatorii economici care opereaza pe piata sa poata participa la competitie, asigurandu-se prin aceasta promovarea concurentei si premisele pentru respectarea celorlalte principii. Sanctiunile pentru nerespectarea cerintelor minime de transparenta tin cont de impactul neconformarii asupra cheltuielilor proiectului si din perspectiva principiilor bunei gestiuni financiare, al economicitatii, al eficacitatii si al eficientei.
5.Principiul economicitatii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu mentinerea calitatii corespunzatoare a acestor rezultate.
6.Principiul eficientei presupune asigurarea unui raport optim intre resursele utilizate si rezultatele obtinute.
7.Principiul eficacitatii vizeaza gradul de indeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificata, in sensul obtinerii rezultatelor scontate.
8.Principiul nediscriminarii si tratamentului egal presupune ca, oricand pe parcursul procedurii de atribuire, sa se stabileasca si sa se aplice reguli, cerinte, criterii identice pentru toti operatorii economici, astfel incat acestia sa beneficieze de sanse egale de a deveni contractanti, precum si asigurarea conditiilor de manifestare a concurentei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de nationalitate, sa poata participa la procedura de atribuire si sa aiba sansa de a deveni contractant.
9.In materia conflictului de interese, pe parcursul aplicarii procedurii de achizitie, beneficiarii privati si ofertantii au obligatia de a lua toate masurile necesare pentru a evita situatiile de natura sa determine aparitia unui conflict de interese si in special a situatiilor mentionate la art. 13 alin. (1) si/sau art. 14 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 142/2012, cu modificarile si completarile ulterioare.
10.Daca beneficiarul privat constata una dintre situatiile mentionate la pct. 9, acesta are obligatia sa respinga oferta/contractul/propunerea respectiv(a) si sa mentioneze motivele in nota justificativa de atribuire aferenta procedurii.
11.Inainte de semnarea contractului de achizitie, beneficiarul privat are obligatia sa includa in dosarul achizitiei, respectiv sa elaboreze si sa solicite ofertantului castigator, dupa caz, urmatoarele declaratii pe propria raspundere, sub sanctiunea falsului in declaratii, conform modelului de mai jos:
a)declaratiile pe propria raspundere date de persoanele fizice care sunt beneficiarii reali1 ai beneficiarului privat si de membrii comisiei de evaluare a ofertelor/persoana desemnata pentru evaluarea ofertelor;
___
1Astfel cum sunt definiti in Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative, cu modificarile si completarile ulterioare.
b)declaratia pe propria raspundere data de reprezentantul legal al ofertantului castigator.
12.Modelul „Declaratiei privind evitarea conflictului de interese” va cuprinde urmatoarele informatii:
a)cod si denumire proiect;
b)beneficiar privat/ofertant;
c)titlul: Declaratie privind evitarea conflictului de interese;
d)textul: „Subsemnatul(a), ………………………………., in calitate de …………….. (numarul si titlul anuntului) …………………, referitor la procedura de achizitie competitiva – ……………………. (denumirea beneficiarului privat) …………………………., organizata de ………………….., declar pe propria raspundere, sub sanctiunea falsului in declaratii, asa cum este acesta prevazut la art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificarile si completarile ulterioare, urmatoarele:
– nu ma incadrez in situatiile de la art. 14 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 142/2012, cu modificarile si completarile ulterioare;
– daca apare o situatie de conflict de interese pe perioada derularii procedurii de achizitie/contractului, voi notifica in scris, de indata, entitatea care a organizat aceasta procedura si voi lua masurile necesare pentru inlaturarea situatiei respective;
– informatiile furnizate sunt complete si corecte in fiecare detaliu si inteleg ca entitatea care a organizat aceasta procedura are dreptul de a solicita, in scopul verificarii si confirmarii declaratiei, orice informatii suplimentare;
– inteleg ca, in cazul in care aceasta declaratie nu este conforma cu realitatea, sunt pasibil de incalcarea prevederilor legislatiei penale privind falsul in declaratii.”;
e)data, numele complet, functia si semnatura.
13.Beneficiarul privat trebuie sa faca dovada respectarii regulilor din prezentul capitol si a realitatii si scopului cheltuielilor efectuate, inclusiv prin inregistrari contabile. Respectarea prezentelor reguli minime, inclusiv justificarea realitatii cheltuielilor si utilizarii in scopul proiectului, trebuie dovedita de beneficiar in cazul controalelor de gestiune, respectiv al verificarilor administrative si/sau controale la fata locului care vor fi efectuate de catre autoritatile responsabile de program si/sau alte autoritati competente.
14.Daca beneficiarul privat nu dovedeste ca a respectat regulile din prezentul capitol, se vor aplica corectii financiare procentuale, proportionale in functie de abaterea constatata. Elementele minime care vor fi verificate de catre autoritatile responsabile de program si corectiile financiare aplicabile in caz de neconformitate sunt prevazute in capitolul VII.
15.Pentru evitarea unor confuzii si erori se vor avea in vedere urmatoarele precizari si recomandari:
a)prezenta procedura nu reglementeaza notiunea „fisa de date”. Beneficiarul privat nu are obligatia de a structura informatiile din procedura prin utilizarea „fisei de date”;
b)prezenta procedura nu reglementeaza notiunea „criterii de calificare/selectie”. Stabilirea acestora nu este obligatorie si nu reprezinta o regula. Daca beneficiarul considera ca pentru indeplinirea obligatiilor din contractul ce urmeaza a fi implementat este nevoie de o anumita capacitate financiara, experienta similara anterioara, un anumit tip de personal sau alte cerinte, atunci acesta poate include astfel de cerinte, dar trebuie sa le justifice in cerintele tehnice. In aceasta situatie beneficiarul privat nu va putea renunta in etapa de analiza a ofertelor la cerintele scrise. Beneficiarul privat nu trebuie sa ingradeasca dreptul ofertantului de a dovedi indeplinirea cerintelor mentionate prin orice tip de mijloace verificabile;
c)nu se recomanda utilizarea modelelor standard de documentatii de atribuire, specifice achizitiilor publice. Utilizarea acestor modele poate conduce la erori, deoarece pot cuprinde cerinte care nu se justifica in cazul beneficiarilor privati;
d)prezenta procedura nu reglementeaza notiunile „garantie de participare/garantia de buna executie/depozite valorice”. Nu se impune solicitarea de garantii de natura celor mentionate mai sus, in cazul achizitiilor private, deoarece constituirea de astfel de garantii presupune costuri suplimentare care pot ingreuna participarea la procedura si care se vor reflecta in pretul ofertat de operatorii economici. Pentru a se asigura de indeplinirea corespunzatoare a obligatiilor contractuale, beneficiarul privat poate include in contract clauze care sa garanteze implementarea in bune conditii a contractului;
e)prezenta procedura nu reglementeaza notiunea „criteriu de atribuire”. In vederea respectarii principiilor economicitatii, eficientei si eficacitatii, beneficiarul privat va alege oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului/viitorului proiect. De asemenea, in nota privind rezultatul procedurii se vor prezenta avantajele tehnice si financiare care motiveaza alegerea, raportat la cerintele solicitate. Avantajele tehnice si financiare care motiveaza alegerea se raporteaza exclusiv la informatiile prezentate in oferta/raspunsurile la clarificarile solicitate.
SECTIUNEA 2:Elaborarea cerintelor tehnice
1.Beneficiarul privat are obligatia sa prezinte in cerintele tehnice informatii detaliate privind obiectul achizitiei necesare pentru indeplinirea corespunzatoare a scopului proiectului, avand in vedere informatiile despre achizitia respectiva prezentate generic in cererea de finantare.
2.Beneficiarul privat are obligatia sa elaboreze cerinte tehnice care sa cuprinda toate informatiile necesare unui operator economic pentru a elabora o oferta. Beneficiarul trebuie sa elaboreze aceste cerinte intr-o maniera obiectiva, clara, detaliata pentru a se asigura de indeplinirea corespunzatoare a scopului proiectului.
3.De regula, nu este acceptabila definirea unor cerinte care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, care pot avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse. Se admite o astfel de indicatie numai in situatia in care nu se pot descrie obiectiv specificatiile si numai insotita de mentiunea „sau echivalent”.
4.Daca beneficiarul privat constata ca informatiile prezentate generic in cererea de finantare nu mai sunt actuale, inainte de lansarea procedurii, beneficiarul privat trebuie sa notifice aceste aspecte autoritatii cu competente in gestionarea fondurilor europene si sa solicite revizuirea contractului de finantare.
5.In cadrul documentului „Cerinte tehnice”, beneficiarul privat are obligatia de a prezenta obiectiv, clar si detaliat, cel putin urmatoarele informatii:
a)descrierea specificatiilor tehnice, functionalitatilor si/sau cerintelor minime de calitate solicitate, precum si a elementelor cantitative;
b)in ordinea prioritatii, elementele de departajare a ofertelor, daca este cazul;
c)obligatia ofertantului castigator de a transmite declaratia pe propria raspundere data de reprezentantul legal al acestuia, conform prevederilor sectiunii 1 pct. 11;
d)daca achizitia implica drepturi de autor/proprietate intelectuala, beneficiarul privat are obligatia sa precizeze ca aceste drepturi vor fi transferate la finalizarea contractului catre beneficiarul privat.
SECTIUNEA 3:Determinarea valorii estimate
1.Beneficiarul privat determina valoarea estimata pentru fiecare achizitie planificata in activitatea de elaborare a cererii de finantare. Daca intervalul de timp intre depunerea/aprobarea cererii de finantare si efectuarea achizitiei este semnificativ, se pot inregistra modificari de preturi pe piata. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achizitiei si, daca este cazul, se va actualiza aceasta valoare. Verificarea actualitatii valorii estimate se va realiza inainte de publicare, deoarece, in caz contrar, exista riscul primirii de oferte necorespunzatoare.
2.Valoarea estimata a achizitiei se determina inainte de initierea procedurii si trebuie sa fie valabila la momentul initierii procedurii.
3.Valoarea estimata a achizitiei se determina de catre beneficiarul privat pe baza ofertelor de pret existente pe piata sau pe baza unor informatii din achizitiile/contractele anterioare recente, in scopul asigurarii rezonabilitatii costurilor estimate, si va intocmi in acest scop nota justificativa privind determinarea valorii estimate.
4.In determinarea valorii estimate, beneficiarul privat are obligatia sa se raporteze la valoarea estimata cumulata a produselor, serviciilor sau lucrarilor care sunt considerate similare, respectiv care au acelasi obiect, sau sunt destinate utilizarii identice ori similare ori care se adreseaza operatorilor economici ce desfasoara constant activitati intr-o piata de profil relevanta.
5.Daca in urma elaborarii cerintelor tehnice se constata ca valoarea estimata la momentul demararii achizitiei depaseste valoarea prevazuta in contractul de finantare, beneficiarul privat poate suplimenta aceasta valoare fie din bugetul proiectului, fie din bugetul propriu, respectiv:
a)beneficiarul privat poate suplimenta aceasta valoare din bugetul proiectului, cu respectarea clauzelor contractului de finantare;
b)in cazul in care suplimentarea valorii estimate se realizeaza din bugetul propriu al beneficiarului privat, fara a apela la realocari in cadrul contractului de finantare, acesta poate efectua modificarea de buget fara aprobarea autoritatii responsabile de program.
6.Beneficiarul privat poate atribui contractul de achizitie cu o valoare mai mare decat valoarea estimata prin suplimentarea acesteia din bugetul propriu, in conditiile descrise mai sus, daca justifica decizia in nota privind rezultatul procedurii.
7.La momentul lansarii procedurii se verifica intotdeauna daca valoarea estimata se situeaza in continuare peste pragul prevazut la capitolul IV sectiunea 1, respectiv daca beneficiarul se incadreaza in prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.
SECTIUNEA 4:Cerinte minime de transparenta
1.Pentru initierea procedurii, beneficiarii privati au obligatia sa publice un anunt prealabil si cerintele tehnice aferente pe portalul SPAP.
2.La incheierea procedurii, in termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului sau de la anularea procedurii, dupa caz, beneficiarii privati au obligatia sa publice pe portalul SPAP anuntul si nota privind rezultatul procedurii care va cuprinde informatii privind castigatorul sau motivele anularii.
3.Nerespectarea acestor cerinte se sanctioneaza prin aplicarea de corectii financiare in conformitate cu partea a 3-a pct. 1 sau 2 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014 privind stabilirea ratelor aferente reducerilor procentuale/corectiilor financiare aplicabile pentru abaterile prevazute in anexele la Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, cu modificarile si completarile ulterioare.
SECTIUNEA 5:Derularea procedurii
5.1.Prospectarea pietei – publicarea anuntului prealabil
1.Beneficiarul privat are obligatia de a publica un anunt prealabil si cerintele tehnice pe portalul SPAP.
2.Anuntul prealabil va contine, in mod obligatoriu, urmatoarele informatii minime:
a)titlu: anunt prealabil;
b)denumire si CIF entitate – organizator achizitie;
c)stadiul proiectului: propunere/in implementare;
d)codul si titlul proiectului;
e)datele de contact ale entitatii, e-mail, nr. telefon, sediul social;
f)tip achizitie-procedura;
g)descrierea produselor/lucrarilor/serviciilor solicitate;
h)cerinte tehnice;
i)alte detalii, documente privind produsele/lucrarile/serviciile solicitate;
j)locul de livrare/executie/prestare: localitate/adresa;
k)termenul de livrare/executie/prestare;
l)valoarea estimata a achizitiei, inclusiv TVA;
m)data-ora-limita pentru depunerea ofertelor;
n)modalitatea de transmitere a ofertelor: electronic/suport hartie/electronic si suport hartie;
o)e-mail pentru transmiterea ofertei;
p)adresa de corespondenta pentru transmiterea ofertei.
3.Nepublicarea anuntului pe portalul SPAP insotit de cerintele tehnice se sanctioneaza cu o corectie financiara de 25% din valoarea achizitiei. Cerintele tehnice trebuie sa fie disponibile online, intr-un format accesibil si lizibil. Nu este acceptabil sa se mentioneze adresa fizica de la care se pot obtine informatiile. Trebuie sa se asigure accesul neingradit la aceste documente.
4.In anunt se acorda un termen pentru elaborarea si prezentarea ofertei, luand in considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anuntului, iar pentru contractele de servicii si contractele de lucrari se acorda minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anuntului. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau in calcul ziua de publicare a anuntului si ziua in care se depun ofertele.
5.In caz de clarificari si/sau modificari, se va publica un anunt revizuit cu clarificarile/modificarile emise.
6.In situatia in care intervin solicitari de clarificare care pot duce la modificari/ajustari ale cerintelor tehnice, beneficiarul privat poate sa prelungeasca termenul de depunere a ofertelor, astfel incat sa asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea conditiilor de publicitate.
5.2.Analiza ofertelor si elaborarea notei privind rezultatul procedurii
1.Beneficiarul privat compara ofertele primite prin raportarea lor la toate cerintele publicate si alege oferta care indeplineste cerintele tehnice si prezinta avantaje fata de celelalte oferte, la un raport calitate/pret competitiv, avand in vedere scopul proiectului.
2.In situatia in care nu se depune nicio oferta, procedura se va relua cu respectarea tuturor prevederilor procedurale aferente, dupa o analiza a cauzelor care au condus la anularea procedurii si revizuirea cerintelor tehnice, dupa caz.
3.Daca se depun numai oferte care nu respecta prevederile din Cerintele tehnice, procedura se va anula. In acest caz, procedura se poate relua cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii de achizitie competitive, dupa o analiza a cauzelor care au condus la aceasta situatie si revizuirea cerintelor tehnice, dupa caz.
4.Daca se primeste o singura oferta, beneficiarul privat poate sa o analizeze si sa procedeze la atribuirea contractului de achizitie daca oferta respecta cerintele tehnice publicate.
5.Constituirea unei comisii de evaluare nu este obligatorie. Prin urmare, se poate desemna o persoana de specialitate care va evalua ofertele, va intocmi si va semna nota privind rezultatul procedurii.
6.Beneficiarul privat nu evalueaza ofertele care sunt transmise dupa termenul-limita de transmitere a ofertelor.
7.Beneficiarul privat are obligatia de a pune la dispozitia reprezentantilor autoritatilor responsabile de program sau altor autoritati competente documentele justificative ale procedurii de achizitie competitiva, inclusiv cele care confirma data si ora la care au fost primite ofertele.
8.Pentru a asigura o justificare corespunzatoare in alegerea ofertei pentru contractare se elaboreaza nota privind rezultatul procedurii, care include cerintele tehnice solicitate si detalii privind avantajele si dezavantajele ofertelor primite in raport cu fiecare specificatie in parte/celelalte oferte. De asemenea, avand in vedere ca scopul procedurii este realizarea optima a obiectivelor proiectului finantat, in nota se va detalia modalitatea in care avantajul din oferta contribuie la realizarea proiectului.
9.Beneficiarul privat are obligatia sa publice nota/notele privind rezultatul procedurii pe portalul SPAP, impreuna cu anuntul/anunturile privind rezultatul procedurii.
10.Modelul notei privind rezultatul procedurii va contine cel putin urmatoarele informatii:
a)titlul Nota privind rezultatul procedurii;
b)denumire si CIF entitate – organizator achizitie;
c)codul si titlul proiectului;
d)nr. anunt prealabil;
e)analiza si verificarea ofertelor primite;
f)lotul: fara/nr.;
g)rezultatul procedurii: atribuita/anulata;
h)cerintele tehnice solicitate;
i)oferta/ofertele primita/e (nr. si data, denumire ofertant);
j)conformitatea fiecarei oferte cu cerintele tehnice;
k)avantajele fiecarei oferte;
l)dezavantajele fiecarei oferte;
m)justificarea/motivele anularii;
n)data, numele complet si semnatura persoanei desemnate/membrilor comisiei de evaluare.
11.In analiza ofertelor se tine cont de toate cerintele mentionate de beneficiarul privat in documentele achizitiei. Daca in continutul documentului „Cerinte tehnice” sunt mentionate si cerinte care tin de verificarea capacitatii tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerinte, acestea vor face obiectul analizei.
12.In analiza ofertelor nu se pot adauga alte cerinte si nu se poate renunta la specificatiile deja enuntate in anunt/cerinte/clarificari/modificari.
13.Daca beneficiarul privat identifica erori de fond in documentele achizitiei care nu au fost clarificate inainte de data de expirare a anuntului, procedura se va anula, se vor corecta erorile identificate si se va relua procedura.
5.3.Anuntul privind rezultatul procedurii
1.Dupa finalizarea procedurii, in termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achizitie sau de la anularea procedurii, beneficiarul privat are obligatia sa publice un anunt si nota privind rezultatul procedurii pe portalul SPAP, pentru fiecare lot, daca este cazul.
2.Termenul este exprimat in zile calendaristice si se calculeaza din ziua imediat urmatoare semnarii contractului/notei. Daca termenul se implineste intr-o zi nelucratoare, acesta se incheie la expirarea ultimei ore a urmatoarei zile lucratoare. Dovada datei publicarii este data alocata automat in portalul SPAP.
3.Modelul anuntului privind rezultatul procedurii va contine urmatoarele informatii minime:
a)titlul: Anunt privind rezultatul procedurii;
b)denumire si CIF entitate – organizator achizitie;
c)codul si titlul proiectului;
d)nr. anunt prealabil;
e)nr. lot;
f)rezultat procedura;
g)CIF ofertant castigator;
h)denumire ofertant castigator;
i)valoare oferta castigatoare, inclusiv TVA;
j)motivele anularii, dupa caz;
k)anexa: Nota privind rezultatul procedurii.
4.In cazul in care beneficiarul privat nu publica anuntul privind rezultatul procedurii, se aplica o corectie de 5% din valoarea contractului de achizitie.
5.4.Contestarea
1.In situatia in care un operator economic identifica erori sau este nemultumit de modul in care s-a desfasurat procedura privind achizitia competitiva, acesta poate solicita beneficiarului privat reanalizarea/reverificarea/reevaluarea ofertei sau se poate adresa instantelor de judecata competente pentru solutionarea cauzei.
2.Nici autoritatile responsabile de program si nici Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor nu au competente privind solutionarea contestatiilor in contextul derularii procedurii privind achizitia competitiva, definite in cadrul prezentei proceduri.
SECTIUNEA 6:Contractul de achizitie
6.1.Semnarea si implementarea contractului de achizitie
1.Contractul se va semna numai cu ofertantul castigator si trebuie sa mentioneze datele de identificare ale celor doua parti semnatare, obiectul, valoarea si durata contractului. Vor fi prevazute in mod expres conditii referitoare la prestarea serviciilor, executia lucrarilor, livrare, montaj, punere in functiune, receptie, standarde de calitate, service, garantii, posibilitatea de acordare a unui avans etc., dupa caz.
2.Cerintele tehnice, clarificarile si oferta aleasa vor face parte integranta din contract, sub forma de anexe.
3.Nu se pot modifica prin contract cerintele tehnice si oferta castigatoare care au stat la baza atribuirii contractului.
4.Se vor respecta intocmai clauzele contractuale asumate. Contractul semnat incepe sa produca efecte din momentul semnarii acestuia de catre ambele parti. Anterior semnarii contractului nu pot fi furnizate produse/prestate servicii/executate lucrari si nu pot fi efectuate plati. Acelasi principiu este aplicabil si actelor aditionale la aceste contracte.
6.2.Modificarea contractului de achizitie
1.Orice modificare a contractului se consemneaza printr-un act aditional.
2.Scopul actului aditional trebuie sa fie strans legat de obiectul contractului initial.
3.Modificari la contract se pot face doar in perioada de executie a contractului.
4.Cerintele tehnice si oferta care au stat la baza semnarii contractului de finantare se pot modifica in cazul produselor, daca ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializeaza in mod curent pe piata, cu prezentarea unei dovezi in acest sens, si numai daca produsele se inlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridica probleme de compatibilitate, fara modificarea pretului, cu respectarea prevederilor contractului de finantare.
5.Orice modificare ce prelungeste durata de executie a contractului trebuie efectuata astfel incat implementarea sa fie realizata inaintea expirarii contractului de finantare in cauza, iar platile sa fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finantare. In cazul in care durata de executie a constituit un avantaj decisiv in alegerea ofertei castigatoare, este permisa prelungirea duratei de executie daca nu este afectat avantajul ofertantului castigator fata de urmatorul clasat. Daca este afectat acest avantaj, beneficiarul isi asuma aplicarea principiului proportionalitatii de la cap. VII sectiunea a 3-a.
6.Aplicarea unei clauze contractuale de revizuire clare, precise si fara echivoc, care a fost mentionata de beneficiarul privat in documentele achizitiei, nu constituie o modificare contractuala.
7.Este interzisa modificarea contractului daca aceasta conduce la modificari substantiale. Sunt considerate modificari substantiale cele care:
a)schimba elementele ofertei sau ale achizitiei, inclusiv ale necesitatilor si cerintelor stabilite prin anunt sau cerintele tehnice;
b)afecteaza concurenta existenta ca urmare a aplicarii procedurii competitive, respectiv modificarea ar introduce conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura initiala, ar fi permis acceptarea unei alte oferte decat cea acceptata initial sau ar fi atras si alti participanti la procedura;
c)schimba natura contractului, respectiv se modifica obiectul contractului prin cresterea ponderii serviciilor in raport cu produsele, astfel incat devin aplicabile prevederile legii prin indeplinirea cumulativa a conditiilor.
6.3.Ajustarea pretului
1.Pe parcursul indeplinirii contractului de achizitie, pretul poate fi ajustat numai in urmatoarele situatii:
a)au avut loc modificari legislative, modificari ale normelor tehnice sau au fost emise de catre autoritatile publice locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renuntarea la anumite taxe/impozite locale, al caror efect se reflecta in cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului de achizitie;
b)pe piata au aparut anumite conditii in urma carora s-a constatat cresterea/diminuarea indicilor de pret pentru elemente constitutive ale ofertei, al caror efect se reflecta in cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului de achizitie.
2.In orice situatie, pretul contractului nu poate fi ajustat decat in masura strict necesara pentru acoperirea cresterii costurilor pe baza carora s-a fundamentat pretul contractului.
3.Modul de ajustare a pretului contractului de achizitie nu trebuie sa conduca in niciun caz la depasirea pragurilor prevazute in lege sau la anularea/diminuarea avantajelor competitive mentionate in nota justificativa de atribuire, cu exceptia cazului prevazut la pct. 1 lit. a).
SECTIUNEA 7:Dosarul achizitiei competitive
Dosarul achizitiei competitive de lucrari, servicii sau de furnizare trebuie sa contina cel putin urmatoarele documente:
a)cerintele tehnice;
b)nota privind determinarea valorii estimate;
c)anuntul prealabil privind lansarea procedurii;
d)solicitarile de clarificari primite, raspunsurile transmise si anuntul revizuit (dupa caz);
e)anuntul si nota privind rezultatul procedurii;
f)declaratiile pe propria raspundere date de ofertantul castigator si beneficiarul privat privind evitarea conflictului de interese;
g)ofertele primite si clarificarile, dupa caz;
h)contractul de achizitie si actele aditionale, dupa caz;
i)alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achizitiei, de exemplu: procese-verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese-verbale de predare-primire;
j)contestatiile, dupa caz.
CAPITOLUL VI:Negocierea directa
1.Prin exceptie de la regulile mentionate in prezenta procedura privind publicarea anuntului prealabil simplificat sau anuntului prealabil, beneficiarul privat are dreptul de a achizitiona produse/servicii/lucrari de la un anumit operator economic, prin negociere directa fara publicarea unui anunt prealabil la initierea achizitiei, in urmatoarele situatii, cu conditia sa fie justificata adecvat in cerintele tehnice sau in nota privind rezultatul procedurii:
1.1.ca o masura absolut necesara, atunci cand, din motive de extrema urgenta, determinate de evenimente care nu puteau fi prevazute de catre beneficiarul privat, termenele pentru achizitia directa sau pentru procedura de achizitie competitiva nu pot fi respectate. Situatiile invocate pentru a justifica extrema urgenta nu trebuie in niciun caz sa fie atribuibile beneficiarului privat;
1.2.lucrarile, produsele sau serviciile pot fi furnizate numai de catre un anumit operator economic pentru unul din urmatoarele motive:
a)scopul achizitiei este crearea sau achizitionarea unei reprezentatii artistice unice; sau
b)concurenta lipseste din motive tehnice; sau
c)protectia unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuala;
1.3.atunci cand produsele care fac obiectul achizitiei sunt fabricate exclusiv in scop de cercetare stiintifica, experimental, de studiu sau de dezvoltare, iar contractul de achizitie nu prevede productia in serie a unor cantitati ale produsului in vederea stabilirii viabilitatii comerciale a acestuia sau recuperarea costurilor de cercetare si dezvoltare;
1.4.atunci cand este necesara achizitionarea de la contractantul initial desemnat ca urmare a derularii unei achizitii directe sau unei proceduri de achizitie competitive pentru atribuirea unui contract de furnizare/servicii/lucrari a unor cantitati suplimentare de produse destinate inlocuirii partiale sau extinderii produselor ori instalatiilor existente si numai daca schimbarea contractantului initial ar pune beneficiarul privat in situatia de a achizitiona produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja existente care ar conduce la incompatibilitate sau la dificultati tehnice disproportionate de utilizare si intretinere;
1.5.pentru cumpararea de produse sau servicii care indeplinesc cerintele tehnice necesare in conditii speciale avantajoase de la un operator economic care inceteaza definitiv activitatile comerciale sau care se afla intr-o procedura de faliment, de concordat preventiv sau intr-o procedura similara;
1.6.au fost organizate doua proceduri de achizitie competitiva pentru aceleasi servicii/produse/lucrari care au fost anulate, intrucat nu s-a primit nicio oferta sau au fost primite numai oferte necorespunzatoare.
2.Motivele de la pct. 1 subpct. 1.2 lit. b) si c) pot fi acceptate numai daca nu exista o solutie alternativa sau inlocuitoare rezonabila, cum ar fi utilizarea unor canale de distributie alternative pe teritoriul Romaniei ori in afara acestuia sau achizitia unor lucrari, produse sau servicii comparabile din punct de vedere functional, iar absenta concurentei sau protectia drepturilor exclusive nu este rezultatul unei restrangeri artificiale de catre beneficiarul privat a parametrilor achizitiei in vederea viitoarei proceduri competitive. Motivele tehnice pot fi generate, de asemenea, de cerinte specifice privind interoperabilitatea care trebuie indeplinite pentru a asigura functionarea lucrarilor, produselor sau serviciilor care urmeaza a fi achizitionate.
3.Beneficiarul privat are obligatia sa justifice adecvat situatia aplicabila in cerintele tehnice sau in nota privind rezultatul procedurii si sa respectele celelalte reguli din prezenta procedura, respectiv pastrarea documentelor justificative, intocmirea dosarului achizitiei prin negociere directa si publicarea anuntului privind rezultatul procedurii.
4.Dosarul achizitiei prin negociere directa de produse/servicii/lucrari trebuie sa contina cel putin urmatoarele documente:
a)cerintele tehnice;
b)nota privind determinarea valorii estimate;
c)anuntul si nota privind rezultatul procedurii;
d)declaratiile pe propria raspundere date de ofertantul castigator si beneficiarul privat privind evitarea conflictului de interese;
e)oferta primita si clarificarile, dupa caz;
f)contractul de achizitie si actele aditionale, dupa caz;
g)alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achizitiei, de exemplu: procese-verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese-verbale de predare-primire;
h)contestatiile primite, dupa caz.
CAPITOLUL VII:Verificarile efectuate, corectiile financiare si principiile aplicabile
SECTIUNEA 1:Achizitii directe
1.In cazul achizitiilor directe, verificarile efectuate de autoritatile responsabile de program si corectiile financiare aplicabile sunt:
a)Elemente de verificat: Valoarea estimata a achizitiei este mai mica decat pragul valoric prevazut la cap. IV sectiunea 1 pct. 1?
Se verifica daca nota privind determinarea valorii estimate include informatiile rezultate din cercetarea ofertelor din piata. Se verifica daca a fost necesara actualizarea valorii estimate. Valoarea estimata trebuie sa fie mai mica decat pragul valoric prevazut la cap. IV sectiunea 1 pct. 1. Valoarea estimata/Valoarea estimata actualizata, dupa caz, trebuie sa fie corelata cu valoarea prevazuta in contractul de finantare, in cazul achizitiilor efectuate de beneficiarii privati.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: In cazul in care se divide achizitia pentru a se evita aplicarea procedurii competitive se aplica o corectie de 25% din valoarea achizitiei in cauza, deoarece in cazul achizitiei competitive trebuiau respectate cerintele de publicitate la initierea procedurii.
b)Elemente de verificat: In cazul unei achizitii directe a fost publicat anuntul prealabil simplificat?
Se verifica publicarea anuntului prealabil.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: In cazul in care anuntul nu a fost publicat, se aplica o corectie de 25% din valoarea achizitiei in cauza.
c)Elemente de verificat: Dosarul achizitiei directe contine documentele justificative obligatorii?
Se verifica existenta documentelor.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca anumite documente lipsesc, se aplica o sanctiune prin aplicarea principiului proportionalitatii, luand in considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil sa fie provocat.
SECTIUNEA 2:Achizitie competitiva
(1)1. In cazul procedurii competitive, verificarile efectuate de autoritatile responsabile de program si corectiile financiare aplicabile sunt:
A.Elaborarea cerintelor tehnice si determinarea valorii estimate
a)Elemente de verificat: Au fost motivate detaliat exceptiile de la publicarea/transmiterea cerintelor? In cazul in care nu exista o motivare care sa justifice incadrarea in exceptiile prevazute, specificatiile trebuie sa fie obiective si sa se asigure accesul imediat si neingradit la acestea.
Se verifica daca s-au motivat detaliat specificatiile tehnice particulare (daca este cazul) pentru incadrarea in exceptiile prevazute la nivelul prezentei proceduri, scopul achizitiei.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Nepublicarea anuntului pe portalul SPAP, insotit de cerintele tehnice – corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie (partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare); publicarea unor cerinte tehnice care nu au un caracter obiectiv/renuntarea pe parcursul evaluarii la anumite specificatii tehnice publicate – corectie proportionala cu prejudiciul, in conformitate cu prevederile cuprinse in partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
b)Elemente de verificat: Valoarea estimata a contractului este mai mica decat pragurile valorice prevazute in lege?
Se verifica daca valoarea estimata depaseste pragul valoric de la cap. IV sectiunea 1 pct. 1 si beneficiarul nu se incadreaza in prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare. Se verifica daca valoarea estimata corespunde cu valoarea din contractul de finantare, dupa caz.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca beneficiarul privat trebuia sa aplice prevederile legii si a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sanctiunile prevazute in partea 1 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
c)Elemente de verificat: Contractul nu a fost divizat in mai multe contracte distincte de valoare mai mica cu scopul de a evita aplicarea prevederilor art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, atunci cand sunt indeplinite conditiile de la art. 6 din aceeasi lege. Se verifica daca contractul nu a fost divizat, avand in vedere scopul si/sau obiectul achizitiei, prin raportare la achizitiile prevazute in bugetul proiectului, dupa caz.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca beneficiarul privat trebuia sa aplice prevederile legii si a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sanctiunile prevazute in partea 1 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare; daca beneficiarul privat trebuia sa aplice procedura competitiva si a ales sa achizitioneze direct, fara publicarea unui anunt, se va aplica o corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie, ca urmare a nepublicarii anuntului.
d)Elemente de verificat: Beneficiarul privat a ales corect procedura aplicabila? Se verifica daca s-a ales corect procedura pornind de la valoarea estimata. Se verifica daca valoarea estimata depaseste pragul valoric prevazut de cap. IV sectiunea 1 pct. 1 si nu se incadreaza in prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, daca beneficiarul privat trebuia sa aplice procedura competitiva.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca beneficiarul privat trebuia sa aplice prevederile legii si a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sanctiunile prevazute in partea 1 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare. Daca beneficiarul privat trebuia sa aplice procedura competitiva si a ales sa achizitioneze direct, fara publicarea unui anunt, se va aplica o corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie, ca urmare a nepublicarii anuntului. La fel se va proceda daca motivarea incadrarii pe exceptiile de la publicare nu este corecta.
B.Prospectarea pietei
a)Elemente de verificat: S-a publicat anuntul prealabil?
Se verifica daca anuntul este postat pe portalul SPAP.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie prevazuta in partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
b)Elemente de verificat: S-a asigurat accesul neingradit la cerintele tehnice?
Nu trebuie sa existe obstacole in vizualizarea/comunicarea cerintelor tehnice. Se verifica daca anuntul insotit de specificatiile tehnice este postat pe portalul SPAP. Se verifica daca pentru contractele de furnizare s-a acordat un termen pentru elaborarea si prezentarea ofertei de minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii si lucrari de minimum 10 zile calendaristice.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: corectie de 25% din valoarea contractului de achizitie prevazuta in partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
c)Elemente de verificat: S-a elaborat corespunzator nota privind rezultatul procedurii?
Se verifica daca nota privind rezultatul procedurii a fost completata corespunzator, in sensul ca au fost prezentate avantajele tehnice si financiare care motiveaza alegerea ofertei pentru contractare in raport cu celelalte oferte primite/cerintele tehnice.
In situatiile de exceptie cand publicarea anuntului si a cerintelor tehnice nu este obligatorie, nota justificativa trebuie motivata prin raportare la specificatiile tehnice particulare/scopul achizitiei.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: In cazul in care sunt identificate specificatii tehnice ofertate care nu corespund cerintelor tehnice solicitate se aplica o corectie proportionala in conformitate cu prevederile partii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
C.Semnarea contractului de achizitie
a)Elemente de verificat: Contractul a fost semnat cu ofertantul mentionat in nota privind rezultatul procedurii? Se compara cele doua documente.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca se schimba castigatorul desemnat si, implicit, oferta castigatoare aferenta, se va aplica sanctiunea in mod proportional prevazuta in partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
b)Elemente de verificat: anuntul si nota privind rezultatul procedurii au fost publicate?
Se verifica publicarea anuntului pe portalul SPAP.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca in termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achizitie nu s-a asigurat transparenta rezultatului procedurii, se aplica o corectie de 5% din valoarea contractului de achizitie (partea a 3-a pct. 2 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare). Nu se aplica corectie financiara in cazul erorilor de tehnoredactare justificate.
c)Elemente de verificat: Dosarul achizitiei este complet?
Se verifica existenta tuturor documentelor obligatorii, inclusiv a declaratiilor beneficiarului privat/ofertantilor privind evitarea conflictului de interese.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca nu exista unele documente se va aplica sanctiunea in mod proportional prevazuta in partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
D.Implementarea contractului de achizitie
a)Elemente de verificat: Modificarile clauzelor contractuale respecta prevederile prezentei proceduri?
Se verifica respectarea regulilor prevazute.
Se verifica impactul modificarilor efectuate, iar valoarea modificarilor se va determina pe baza valorii cumulate a modificarilor succesive.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Se aplica in mod proportional o corectie conform partii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
b)Elemente de verificat: Ajustarea pretului s-a realizat cu respectarea prevederilor prezentei proceduri?
Se verifica respectarea regulilor cu privire la ajustare.
Sanctiune, corectiile financiare aplicabile: Daca nu s-au respectat prevederile se aplica o corectie proportional cu prejudiciul, conform partii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare.
SECTIUNEA 3:Aplicarea principiului proportionalitatii
1.Conform art. 2 alin. (1) lit. n) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 66/2011, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 142/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, principiul proportionalitatii presupune ca orice masura administrativa ce se adopta trebuie sa fie adecvata, necesara si corespunzatoare scopului urmarit, atat in ceea ce priveste resursele angajate in constatarea neregulilor, cat si in ceea ce priveste stabilirea creantelor bugetare rezultate din nereguli, tinand seama de natura si frecventa neregulilor constatate si de impactul financiar al acestora asupra proiectului/programului respectiv.
2.Art. 17 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 66/2011, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 142/2012, cu modificarile si completarile ulterioare, precizeaza ca orice actiune intreprinsa in sensul constatarii unei nereguli si al stabilirii creantelor bugetare rezultate din nereguli se realizeaza cu aplicarea principiului proportionalitatii, tinandu-se seama de natura si de gravitatea neregulii constatate, precum si de amploarea si de implicatiile financiare ale acesteia.
3.Conform partii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotararea Guvernului nr. 519/2014, cu modificarile si completarile ulterioare, aplicarea principiului proportionalitatii se realizeaza luand in considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil sa fie provocat fondurilor europene si fondurilor publice nationale aferente acestora.
4.Pentru aplicarea principiului proportionalitatii trebuie indeplinite cumulativ doua elemente: primul este determinarea gravitatii abaterii si cel de-al doilea se refera la prejudiciul provocat sau posibil sa fie provocat.
5.In functie de gravitatea abaterii sunt prevazute urmatoarele categorii:
a)abateri cu grad mic de impact;
b)abateri cu grad mediu de impact;
c)abateri cu grad mare de impact.
6.Referitor la prejudiciu, acesta poate fi:
a)prejudiciu provocat – calcularea cuantumului, valoarea efectiva rezultata in urma abaterii de la prevederile actului normativ;
b)prejudiciu posibil sa fie provocat – estimarea valorii ce ar fi rezultat in urma abaterii de la prevederile actului normativ;
c)imposibilitatea de a estima valoarea prejudiciului rezultat in urma abaterii de la prevederile actului normativ.
7.Cu exceptia cazurilor de constatare a neregulii si/sau fraudei, situatie in care se vor aplica direct prevederile actelor normative din domeniul neregulilor/fraudelor, pentru aplicarea unitara a principiului proportionalitatii se vor avea in vedere urmatoarele indrumari:
7.1.In cazul in care se poate determina prin calcul valoarea prejudiciului sau a posibilului prejudiciu rezultat din abaterea de la prevederile actului normativ, valoarea calculata reprezinta cheltuiala neeligibila/debit. In situatia cuantificarii efective a prejudiciului/posibilului prejudiciu nu este relevanta gravitatea abaterii. Exemple:
a)diferenta de pret dintre oferta ce ar fi fost castigatoare si oferta declarata castigatoare, de exemplu: oferta 1 – 1.000 lei si oferta 2 – 1.200 lei, se declara gresit castigatoare oferta 2 – rezulta valoarea prejudiciului 200 lei, acesta fiind si cuantumul corectiei;
b)semnarea unor acte aditionale, fara justificare, care maresc valoarea contractului, de exemplu: pret contract 1.000 lei, majorat fara aparitia unor situatii care se incadreaza in regulile de modificare la 1.150 lei prin actul aditional – rezulta valoarea prejudiciului 150 lei, acesta fiind si cuantumul corectiei.
7.2.In cazul in care nu se poate determina prin calcul valoarea prejudiciului sau a posibilului prejudiciu rezultat din abaterea de la actul normativ, atunci valoarea prejudiciului se va calcula prin aplicarea unei corectii/reduceri procentuale care se va determina tinand seama de gravitatea abaterii. Cuantumul corectiilor/reducerilor procentuale se va determina, in functie de gravitate, dupa cum urmeaza:
a)intre 1% si 5% din valoarea contractului in cauza, pentru abateri cu impact mic;
b)intre 6% si 10% din valoarea contractului in cauza, pentru abateri cu impact mediu;
c)intre 11% si 15% din valoarea contractului in cauza, pentru abateri cu impact mare.
7.3.Exemple privind situatia de la pct. 7.2:
a)exista oferte ce respecta toate specificatiile tehnice, care se incadreaza in valoarea estimata, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o oferta cu caracteristici tehnice inferioare – suntem in situatia unei abateri cu grad mare de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 15% din valoarea contractului in cauza;
b)exista oferte care respecta toate specificatiile tehnice, dintre care numai unele depasesc valoarea estimata, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o oferta cu caracteristici tehnice corespunzatoare, insa cu o valoare mai mare decat a altor oferte care au caracteristici tehnice similare sau superioare cu cele solicitate si care se incadreaza si in valoarea estimata – suntem in situatia unei abateri cu grad mare de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 15% din valoarea contractului in cauza, daca diferenta nu este platita din bugetul propriu;
c)exista oferte ce respecta toate specificatiile tehnice, care depasesc valoarea estimata, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o oferta cu caracteristici tehnice inferioare, care nu depaseste valoarea estimata – suntem in situatia unei abateri cu grad mediu de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 10% din valoarea contractului in cauza;
d)nu exista nicio oferta care respecta toate specificatiile tehnice, dar aceste oferte nu depasesc valoarea estimata si beneficiarul/solicitantul privat alege oferta care respecta majoritatea cerintelor tehnice – suntem in situatia unei abateri cu grad mic de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 5% din valoarea contractului in cauza;
e)exista oferte care respecta toate specificatiile tehnice, dar care depasesc valoarea estimata si beneficiarul/solicitantul privat alege o oferta care respecta toate specificatiile tehnice, dar depaseste valoarea estimata – suntem in situatia unei abateri cu grad mic de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 5% din valoarea contractului in cauza, daca diferenta nu este platita din bugetul propriu;
f)modificarea nejustificata a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor fata de cea publicata de beneficiarul privat in documentele achizitiei, situatie care determina alegerea unei alte oferte castigatoare decat cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate initiale – suntem in situatia unei abateri cu grad mare de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 15% din valoarea contractului in cauza;
g)modificarea justificata a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor fata de cea publicata de beneficiarul privat in documentele achizitiei, situatie care determina alegerea unei alte oferte castigatoare decat cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate initiale – suntem in situatia unei abateri cu grad mediu de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 10% din valoarea contractului in cauza;
h)modificarea ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor, situatie care nu determina alegerea unei alte oferte castigatoare decat cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate initiale – suntem in situatia unei abateri cu grad mic de impact si se va aplica o corectie/reducere procentuala de 5% din valoarea contractului in cauza.
7.4.In situatia unor abateri deosebit de grave, autoritatile cu competente in gestionarea fondurilor europene pot aplica corectii/reduceri procentuale cuprinse intre 16% si 25%, justificand neincadrarea in situatiile de la pct. 7.2. Exemplu: in situatiile exceptate de la procedura competitiva se constata ca justificarea exceptiei nu este sustinuta de o documentare adecvata, respectiv exista in mod evident solutii alternative – suntem in situatia unei abateri deosebit de grave si se va aplica o corectie/reducere procentuala de pana la 25% din valoarea contractului in cauza.
Publicat in Monitorul Oficial cu numarul 621 din data de 7 iulie 2023
