In M.Of. nr. 492 din data de 28 iunie 2017 a fost publicat Ordinul presedintelui Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice nr. 141/2017 privind aprobarea metodologiei de selectie si modului de interactiune a autoritatilor/entitatilor contractante cu Agentia Nationala pentru Achizitii Publice in legatura cu intentia de modificare a contractelor/acordurilor-cadru de achizitie publica, respectiv a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale, in conditiile prevazute la art. 221 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 si la art. 238 din Legea nr. 99/2016 („Ordinul ANAP”).
Ordinul ANAP reglementeaza activitatea de monitorizare a modificarilor contractelor si acordurilor-cadru, in considerarea obligatiei autoritatilor/entitatilor contractante de a notifica ANAP modificarea contractelor/acordurilor-cadru atunci cand sunt indeplinite in mod cumulativ a urmatoarele conditii:
- modificarea a devenit necesara in urma unor circumstante pe care o autoritate/entitate contractanta care actioneaza cu diligenta nu ar fi putut sa le prevada;
- modificarea nu afecteaza caracterul general al contractului; si
- in cazul contractelor/acordurilor-cadru de achizitie publica, cresterea pretului nu depaseste 50% din valoarea contractului de achizitie publica/acordului-cadru initial.
OBLIGATIA AUTORITATILOR/ENTITATILOR CONTRACTANTE DE A NOTIFICA ANAP
Autoritatile/entitatile contractante au obligatia de a notifica ANAP, prin orice mijloc de comunicare, cu 5 zile lucratoare inainte de data de incepere a etapelor de modificare a contractului/acordului-cadru de achizitie publica sau sectorial (i.e. toate demersurile dintre autoritatea/entitatea contractanta si contractant cu privire la stabilirea si formalizarea conditiilor ce vor guverna implementarea modificarii contractuale).
Indiferent de mijlocul de comunicare utilizat, autoritatea/entitatea contractanta are obligatia de a adopta toate masurile necesare pentru ca termenul de 5 zile lucratoare sa nu fie afectat prin raportare la momentul primirii notificarii de catre ANAP.
Notificarea adresata ANAP va cuprinde, inter alia, informatii precum:
- datele de identificare ale autoritatii/entitatii contractante, precum si ale contractantului;
- data, valabilitatea, tipul si obiectul principal al contractului initial, precum si sursa de finantare a acestuia;
- valoarea modificarii contractuale ce se doreste a fi realizata;
- descrierea circumstantelor imprevizibile care au condus la necesitatea initierii modificarii in cauza si argumentele autoritatii/entitatii contractante ce justifica incadrarea in prevederea legala invocata.
METODOLOGIA DE SELECTIE A NOTIFICARILOR
Potrivit Ordinului ANAP, indiferent de valoarea estimata a modificarii contractuale, verificarea notificarilor transmise de autoritatile/entitatile contractante se realizeaza in mod selectiv, in baza urmatoarelor criterii:
- sursa de finantare a contractului/acordului cadru – se selecteaza cu prioritate notificarile aferente modificarilor contractelor finantate din fonduri europene nerambursabile, urmate de cele finantate din fonduri bugetare si apoi de cele finantate din fonduri proprii;
- tipul contractului ce urmeaza sa fie incheiat, cu urmatoarea ordine de prioritate: contracte de lucrari, contracte de servicii si contracte de produse;
- valoarea estimata a modificarii contractului/acordului-cadru de achizitie publica/sectorial, prin raportare la pragurile prevazute in legislatia achizitiilor publice/sectoriale in raport de care devin aplicabile procedurile de atribuire, in sens descrescator acestora;
- istoricul autoritatii/entitatii contractante in domeniul achizitiilor publice, prin raportare la numarul neconformitatilor rezultate din exercitarea controlului ex-ante in ultimii 3 ani incheiati, existente in evidenta ANAP; o autoritate/entitate contractanta care nu a facut obiectul unui control ex-ante in ultimii 3 ani incheiati se selecteaza cu aceeasi prioritate precum cea acordata celor cu cel mai mare numar de neconformitati.
Metodologia de selectie se va aplica zilnic tuturor notificarilor inregistrate la ANAP in ziua precedenta, iar notificarile selectate vor fi cuprinse in programul de verificare pregatit zilnic de Directia generala control ex-ante.
DEMERSURILE ANTAMATE IN URMA NOTIFICARII ANAP
Potrivit Ordinului ANAP, ulterior intocmirii programului de verificare, Directia generala control ex-ante va efectua urmatoarele demersuri:
- elaborarea deciziei de verificare pentru fiecare notificare inclusa in programul de verificare, in prima zi lucratoare de la data inregistrarii respectivei notificari la ANAP; decizia de verificare reprezinta documentul prin care ANAP instiinteaza autoritatea/entitatea contractanta cu privire la selectarea pentru verificarea modificarii contractuale initiata de aceasta si notificata ANAP;
- transmiterea deciziei de verificare, precum si a unei adrese prin care solicita autoritatii/entitatii contractante punerea la dispozitie, in termen de o zi lucratoare, a documentelor necesare;
- in termen de o zi lucratoare de la intrarea in posesia documentelor solicitate, analiza continutului acestora si a notificarii, in vederea emiterii opiniei privind modul in care autoritatea/entitatea contractanta a demonstrat incadrarea in prevederile legale ce permit modificarea contractului/acordului-cadru de achizitie publica/sectorial;
- pana la data limita de incepere a demersurilor de modificare, fundamentarea constatarilor aferente emiterii opiniei prin care i se aduc la cunostinta autoritatii/entitatii contractante motivele pentru care se considera ca aceasta indeplineste/nu indeplineste conditiile legale pentru modificarea contractului/acordului-cadru de achizitie publica/sectorial; in cazul in care volumul si complexitatea documentelor puse la dispozitie de autoritatea/entitatea contractanta impun o analiza ce necesita un interval de timp mai indelungat sau sunt necesare deplasari ale persoanelor imputernicite de catre ANAP la sediul autoritatii/entitatii contractante, opinia cu privire la modificarea contractuala propusa poate fi emisa si ulterior datei limita de incepere a acestor demersuri, dar nu mai tarziu de o zi lucratoare de la momentul in care aceasta a instiintat ANAP cu privire la finalizarea etapelor de modificare a contractului/acordului-cadru de achizitie publica/sectorial;
- elaborarea unui raport de activitate pentru fiecare modificare contractuala verificata, in termen de 3 zile lucratoare de la primirea unei copii de pe actul aditional incheiat de autoritatea/entitatea contractanta, respectiv de la data comunicarii hotararii de anulare a demersului de modificare a contractului/acordului-cadru de achizitie publica/sectorial.
