Procedurile de atribuire a contractelor de achizitii de catre beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale

In M.Of. nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 a fost publicat Ordinul ministrului fondurilor europene nr. 1120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privati in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale, obiectivul „Convergenta” precum si in cadrul proiectelor finantate prin mecanismele financiare SEE si norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrari.

Ordinul abroga in integralitate Ordinul ministrului afacerilor europene nr. 1050/2012 privind aprobarea Procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privati de proiecte finantate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenta” precum si orice alte dispozitii contrare.

De la data intrarii in vigoare a Ordinului, beneficiarii privati ai proiectelor finantate din fondurile europene mentionate mai sus, care au achizitii aflate in curs de desfasurare ce nu intra sub incidenta art. 9 lit. c) si lit. c¹) din O.U.G. nr. 34/2006, nu au obligatia continuarii acestora in baza Ordinului nr. 1.050/2012, avand posibilitatea anularii procedurii.

Daca beneficiarii privati decid totusi sa continue achizitiile respective, acestea se supun legislatiei in vigoare la data initierii, ramanand sub incidenta acestora pana la finalizarea procedurii.

Autoritatile de management/Operatorii de program au obligatia de a modifica procedurile operationale si orice alte reglementari incidente, in sensul conformarii acestora cu Procedura simplificata, in termen de 5 zile lucratoare de la data intrarii in vigoare a Ordinului si de a duce la indeplinire prevederile acestuia.

Procedura simplificata reglementeaza urmatoarele aspecte:

• domeniul de aplicare;
• achizitia directa;
• principiile aplicabile;
• evitarea conflictului de interese;
• etapele procedurii simplificate;
• dosarul achizitiei;
• documentele suport pentru cererea de rambursare.

DOMENIUL DE APLICARE

Procedura simplificata descrie principiile si etapele minime pe care trebuie sa le parcurga beneficiarii privati, respectiv acele entitati juridice fara calitate de autoritate contractanta conform prevederilor art. 8 din O.U.G nr. 34/2006, care achizitioneaza produse, servicii sau lucrari, in cadrul proiectelor finantate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenta” si in cadrul mecanismelor financiare SEE si norvegian.

Beneficiarii privati care achizitioneaza servicii sau lucrari aplica prevederile O.U.G nr. 34/2006 daca sunt indeplinite cumulativ conditiile art. 9 lit. c) si lit. c¹).

Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, depaseste pragurile valorice prevazute de art. 19 din O.U.G nr. 34/2006 (echivalentul in lei a 30.000 euro exclusiv T.V.A. pentru fiecare achizitie de produse ori servicii, respectiv a 100.000 euro exclusiv T.V.A. pentru fiecare achizitie de lucrari), atunci beneficiarii privati aplica Procedura simplificata, respectiv:

• in cazul contractelor de furnizare, beneficiarii privati aplica Procedura simplificata fara sa existe o limita valorica superioara de la care sa se aplice dispozitiile O.U.G nr. 34/2006;

• in cazul contractelor de servicii si lucrari, beneficiarii privati aplica Procedura simplificata daca nu indeplinesc cumulativ conditiile de la art. 9 lit. c) si c¹) din O.U.G nr. 34/2006.

Legiuitorul atrage atentia asupra urmatoarelor aspecte:

• este interzisa divizarea unui contract in mai multe contracte de valoare mai mica, cu acelasi obiect, in vederea incadrarii sub pragurile stipulate de prevederile O.U.G nr. 34/2006;
• contractul care are ca obiect atat furnizarea de produse, cat si prestarea de servicii/executarea de lucrari este considerat contract de servicii, respectiv contract de lucrari daca valoarea estimata a serviciilor/lucrarilor este mai mare decat valoarea estimata a produselor prevazute in contractul respectiv, urmand a se aplica prevederile O.U.G nr. 34/2006, daca este cazul;
• in toate cazurile, incadrarea contractului de achizitie se realizeaza in functie de valoarea estimata cea mai mare.

Prevederile Procedurii simplificate se completeaza cu dispozitiile incidente din actele normative specifice in functie de obiectul achizitiei (ex: vanzarea – cumpararea de terenuri, alte imobile etc.).

ACHIZITIA DIRECTA

Daca valoarea estimata a achizitiei, fara TVA, nu depaseste pragurile valorice prevazute de art. 19 din O.U.G nr. 34/2006 pentru fiecare achizitie, beneficiarul achizitioneaza direct produse, servicii sau lucrari, pe baza de documente justificative (ex: comanda, bon fiscal, factura, contract etc.), nefiind obligatorie semnarea unui contract.

In acest caz, dosarul achizitiei va cuprinde:

• nota privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizata la momentul achizitiei, daca este cazul);
• documentele justificative ale achizitiei, inclusiv documentele care dovedesc indeplinirea obligatiilor contractuale (ex: procese verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese verbale de predare primire etc.).

PRINCIPIILE APLICABILE

Pe parcursul intregului proces de achizitie, la adoptarea oricarei decizii, trebuie avute in vedere urmatoarele principii:

• principiul transparentei – aducerea la cunostinta publicului, a informatiilor referitoare la aplicarea procedurii simplificate;
• principiul economicitatii – prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu mentinerea calitatii corespunzatoare a acestor rezultate;
• principiul eficientei – presupune asigurarea unui raport optim intre rezultatul obtinut (calitate) si resursele financiare alocate;
• principiul eficacitatii – vizeaza gradul de indeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificata, in sensul obtinerii rezultatelor scontate.

EVITAREA CONFLICTULUI DE INTERESE

Beneficiarii privati, persoane fizice/juridice, au obligatia de a lua toate masurile necesare pentru a evita situatiile de natura sa determine aparitia unui conflict de interese, fiind aplicabile prevederile art. 14 si art. 15 din O.U.G. nr. 66/2011, coroborate cu prevederile art. 8 din Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 875/2011.

ETAPELE PROCEDURII SIMPLIFICATE

Procedura simplificata presupune trei etape principale, detaliat reglementate prin Ordin:

• Etapa 1 – Elaborarea specificatiilor tehnice si verificarea valorii estimate;
• Etapa 2 – Prospectarea pietii: publicarea unui anunt pe pagina web – www.fonduri-ue.ro, sectiunea “achizitii privati”, insotit de specificatiile tehnice (beneficiarul privat poate transmite in aceeasi zi cu publicarea anuntului si invitatii de participare la Procedura simplificata); analiza ofertelor; elaborarea Notei justificative de atribuire.
• Etapa 3 – Semnarea contractului de achizitie: reguli detaliate aplicabile contractului de achizitie, atat in ceea ce priveste incheierea acestuia, cat si in ceea ce priveste ajustarea pretului;
• Etapa 4 – Implementarea contractului de achizitie: reguli stricte cu privire la modificarea contractului de achizitie.

DOSARUL ACHIZITIEI

La finalul procedurii se va intocmi dosarul de achizitie care va contine, pentru procedurile simplificate (pentru toate tipurile de contracte, respectiv, furnizare, servicii si lucrari), avand o valoare estimata care depaseste pragul valoric prevazut de art. 19 din O.U.G nr. 34/2006, urmatoarele documente: specificatiile tehnice; nota privind determinarea valorii estimate actualizata; dovada anuntului; nota justificativa de atribuire; declaratii pe proprie raspundere din care rezulta ca nu a incalcat prevederile referitoare la conflictul de interese; ofertele originale; contractul de achizitie; actele aditionale (dupa caz) si alte documente relevante.

DOCUMENTELE SUPORT PENTRU CEREREA DE RAMBURSARE

Documentele care se depun de catre beneficiarul privat in scopul verificarii administrative a cheltuielilor efectuate in cadrul contractului de finantare (pentru documentele pe suport de hartie, un singur exemplar) sunt urmatoarele: nota privind determinarea valorii estimate actualizata; dovada anuntului; nota justificativa de atribuire; contractul de achizitie,  avand ca anexa oferta aleasa; actele aditionale (acolo unde e cazul); declaratii pe proprie raspundere din care rezulta ca nu a incalcat prevederile referitoare la conflictul de interese; CD cu documentele scanate (format PDF) care alcatuiesc dosarul achizitiei, inclusiv documentele care dovedesc indeplinirea obligatiilor contractuale (ex: procese verbale de receptie servicii si lucrari, livrabile, procese verbale de predare primire etc.).