SEAP poate si mai bine

Miruna BOHALTEA, VASS Advisers

Romania, beneficiara unuia dintre cele mai laudate sisteme electronice de achizitii publice – Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP) – s-a confruntat si se confrunta in continuare cu o utilizare nationala restransa, nascuta dintr-o serie de probleme de ordin legislativ, tehnic, birocratic, dar si de ordin psihologic.

Desi legislatia impune utilizarea SEAP pentru realizarea publicitatii tuturor procedurilor de atribuire, precum si pentru aplicarea acestora prin mijloace electronice in proportie de minim 40% din valoarea totala a achizitiilor finalizate in cursul unui an, exista inca institutii si autoritati publice care nu stiu cu exactitate ce reprezinta acest sistem sau cum sa-l utilizeze. Mai mult, SEAP este destul de des perceput ca fiind mai degraba un “incurca-lume” decat ca un ajutor real venit in intampinarea nevoilor achizitorului.

Cine sunt utilizatorii SEAP?

Pe langa utilizatorii ”traditionali” reprezentati de institutiile si autoritatile publice, sunt obligati sa utilizeze acest sistem si operatorii economici care implementeaza proiecte finantate din fonduri europene nermabursabile sau care sunt finantati de o autoritate contractanta in conditiile art. 9 lit. c) si c¹) din O.U.G. nr. 34/2006. Mai mult, de regula, autoritatile impun prin contractul de finantare utilizarea SEAP si acelor operatori economici care nu sunt subiect ai articolului mentionat mai sus, problemele de utilizare fiind destul de complicate in randul acestora.

SEAP, intre sprijin si pedeapsa

Cum in UE se doreste extinderea utilizarii mijloacelor electronice pentru realizarea achizitiilor publice, inclusiv a celor transnationale, ne punem intrebarea cum am putea creste gradul de utilizare al SEAP, punand accent pe beneficiile aduse de acest sistem si nu pe caracterul profund punitiv al legislatiei?

Legislatia nationala prevede un numar redus de beneficii si facilitati pentru autoritatile contractante care utilizeaza SEAP, dar santioneaza drastic neutilizarea acestuia, fara a distinge exceptiile reale in care achizitorul nu are posibilitatea de a actiona in consecinta. De exemplu, actul normativ care reglementeaza utilizarea mijloacelor electronice face referire la achizitiile publice ”care se pot efectua prin utilizarea mijloacelor electronice”, fara a distinge sau defini situatiile in care se considera ca respectivele achizitii nu se pot efectua prin aplicarea acestora.  Astfel, se lasa la latitudinea agentului constatator venit in control sa stabileasca daca respectivele achizitii se puteau efectua sau nu prin mijloace electronice, motiv de permanenta anxietate, atat pentru achizitor, cat si pentru controlor.

Beneficiile utilizarii SEAP

Dintre beneficiile aduse de utilizarea SEAP, unele stabilite chiar prin legislatie, enumeram:

• reducerea cu 7 zile a perioadei cuprinse intre data transmiterii anuntului/invitatiei spre publicare si data-limita de depunere a ofertelor, in situatia in care anunutul/invitatia este transmis/a, in format electronic, spre publicare in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;
• reducerea suplimentara cu 5 zile a perioadei antementionate atunci cand autoritatea contractanta publica in SEAP intreaga documentatie de atribuire a contractului de achizitie publica;
• transmiterea automata spre publicare in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene a anunturilor printr-o simpla bifa a optiunii respective realizata de achizitor;
• si … cam atat.

Piedicile din calea utilizarii SEAP

Problemele resimtite in utilizarea sistemului sunt, din pacate, mai numeroase. Iata cateva, cu titlu exemplificativ

A. Inregistrarea in sistem este greoaie, nerealizandu-se exclusiv pe baza completarii formularului de inscriere online, ci necesitand si transmiterea anumitor documente in format material, fie prin posta, fie prin depunere la registratura operatorului SEAP. In plus, daca esti operator economic si ai obligatia inregistratii in SEAP pentru ca asa iti cere contractul de finantare din fonduri nerambursabile si nu te incadrezi in situatia prevazuta de art. 9 lit. c) si c¹) din O.U.G. nr. 34/2006, ai o mare problema. Problema apare atunci cand trebuie sa completezi cererea de inregistrare adresata operatorului SEAP, cerere care este standard si care iti impune sa declari ca esti autoritate contractanta sau ai un comportament de autoritate contractanta in sensul actului normativ mentionat anterior. Or, in aceasta situatie nu esti niciuna, nici cealalta, alegerea uneia dintre aceste optiuni putand fi interpretata ca un fals in declaratii.

B. In acelasi timp, cu toate ca legislatia prevede obligativitatea folosirii semnaturii electronice, foarte putini utilizatori detin o astfel de semnatura, fiind in mod evident necesara stimularea utilizarii acesteia.

C. Publicarea documentatiei de atribuire, precum si depunerea ofertelor prin SEAP se realizeaza prin incarcarea documentelor in format pdf, si nu prin completarea unor formulare specifice, ceea ce ingreuneaza activitatea.

D. Lipsa unor proceduri si rapoarte prestabilite clare in cazul procedurilor desfasurate in totalitate prin mijloace electronice conduc la dublarea volumului de munca, intrucat achizitorii simt nevoia sa elaboreze procese-verbale de evaluare si in sistem clasic cu privire la evaluarea care este realizata prin intermediul SEAP. Mai mult, membrii comisiei de evaluare nu au posibilitatea sa evalueze ofertele separat in sistem sau sa-si inscrie opinia divergenta, in cazul in care aceasta exista, acest lucru ducand la desfasurarea procedurii prin mijloace electronice si … nu prea.

E. Nu exista o specializare a sectiunilor electronice in functie de natura si complexitatea contractelor ce urmeaza a fi atribuite, ceea ce, credem noi, ca utilizatori, ar facilita folosirea sistemului.

F. O alta piedica in utilizarea SEAP este dotarea tehnica inegala si accesul limitat la anumite servicii, precum cele de internet, mai ales in randul autoritatilor publice locale.

G. Perceperea de taxe pentru utilizarea sistemului de catre ofertanti, fapt care, pe de o parte descurajeaza participarea operatorilor economici si limiteaza concurenta, iar pe de alta parte duce la cresterea preturilor produselor/lucrarilor/serviciilor achizitionate de autoritatile contractante prin SEAP.

H. Factorul psihologic – teama de tehnologie – este, de asemenea, o bariera importanta in calea utilizarii extinse a mijloacelor electronice de atribuire a contractelor de achizitie publica.

Lipsa unor instructiuni clare, a unor traininguri dedicate si practice, necorelarea prevederilor legale cu realitatea, lipsa facilitatilor pentru utilizatori si caracterul punitiv al legislatiei, fara a se realiza o distinctie in functie de natura si complexitatea contractelor ce urmeaza a fi atribuite, conduc, asadar, la o utilizare redusa sau eronata a SEAP.

Spre un sistem mai bun

Credem ca introducerea in legislatie a unor stimulente pentru utilizarea SEAP ar fi de real ajutor, acestea putand avea un efect mult mai puternic decat masurile de sanctionare a neutilizarii.

Astfel, ca masuri de stimulare, propunem:

• asigurarea posibilitatii de inregistrare ca achizitor si pentru alte tipuri de operatori economici;
• introducerea unor facilitati pentru obtinerea semnaturii electronice de catre utilizatori sau chiar corelarea inscrierii intr-un sistem electronic de achizitie publica cu obtinerea semnaturii electronice;
• acordarea de facilitati privind dotarea tehnica si accesul la internet pentru autoritatile contractante din zonele izolate;
• introducerea in cadrul sistemului electronic a posibilitatii de verificare directa si gratuita a situatiei personale si capacitatii operatorilor economici care participa la proceduri de achizitie publica sau chiar verificarea de catre sistem a elementelor respective prin introducerea anumitor filtre de acces si colaborarea cu alte institutii (Oficiul Registrului Comertului, Ministerul Finantelor Publice, Judecatorii, etc.);
• crearea unor formulare dedicate pentru stoparea incarcarii anumitor documente in format pdf;
• interzicerea solicitarii oricarei taxe de utilizare a sistemului;
• obligarea operatorului de sistem sa instruiasca utilizatorii in cadrul unor sesiuni practice;
• crearea de instrumente operationale de facilitare a accesului;
• realizarea de campanii de promovare si de imprietenire cu tehnologia.

Credem ca orice masura de relaxare si de usurare a activitatii achizitorului prin utilizarea achizitiilor electronice va conduce negresit la cresterea gradului de utilizare a SEAP. De asemenea, nu trebuie pierdut din vedere faptul ca decizia de a desfasura proceduri de achizitionare prin sisteme de achizitii publice electronice trebuie sa fie incurajata in principal prin reducerea costurilor, transparenta sau debirocratizare.

Impunerea prin legislatie a obligatiei de a folosi procedurile electronice intr-un anumit procent, fara a se tine cont de situatia reala in care se afla achizitorii, a dus de multe ori la perceperea eronata a sistemului si, implicit, la respingerea ideii de procedura electronica. Prin urmare, pentru a se accelera trecerea la achizitiile publice electronice, achizitorii ar trebui mai intai convinsi de utilitatea folosirii acestora atat la nivel personal, cat si institutional.